C.1. Cara Mudah Membuat Surat Massal Dengan Ms. Office Word

Ms. Office Word 2016

  Cara Mudah Membuat Surat Massal Dengan Ms. Office Word  

Bagi anda yang bekerja di kantor atau lembaga pemerintahan tentu tidak asing lagi dengan surat-menyurat. Tidak jarang kita diberi tugas oleh pimpinan untuk membuat surat pemberitahuan atau surat lain yang harus dikirim ke banyak instansi atau ke banyak orang. Jika menggunakan cara klasik pekerjaan ini akan butuh waktu lama & tenaga banyak untuk menyelesaikan surat yang siap dikirim ke berbagai instansi karena kita harus menulis satu-persatu tujuan surat yang akan kita kirim. Kali ini saya akan berbagi pengetahuan cara membuat surat massa dengan mudah. Langsung saja.

1. Pertama buat dokumen/surat.

Gambar-1  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

 
2. Lalu klik Toolbar "Mailings"

Gambar-2  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

3. Klik submenu "Start Mail Merge"

Gambar-3  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

4. Pada menu dropdown pilih "Letters"

Gambar-4  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

5. Langkah selanjutnya masih dari Toolbar "Mailings" (seperti langkah 2) klik Menubar "Select Recipients"

Gambar-5  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

6. Pada menu dropdown klik "Type a New List ...."

Gambar-6  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

7. Kemudian akan muncul kotak "New Address List"

Gambar-7  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

Untuk menambah data baru Untuk mencari data

Untuk menghapus dataUntuk mengatur kolom (menghapus,menambah atau mengganti nama kolom)

8. Lalu buat daftar nama

Gambar-8  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

9. Lalu klik "OK" dan simpan.

10. Untuk menerapkan pada dokumen/surat, daftar di atas akan kita letakkan pada daerah titik-titik pada dokumen yang telah kita buat sebelumnya

Gambar-9  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

11. Lalu untuk menerapkan pada dokumen, letakkan kursor pada daerah yang kita inginkan, seperti pada gambar di bawah ini pada daerah titik-titik yang saya lingkari akan saya masukkan daftar dari "NO"

Gambar-10  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

Gambar-11  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

12. Klik Menubar "Insert Merge Field"

Gambar-12  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

13. Then click "NO"

Gambar-13  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

14. Penerapannya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar-14  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

15. Untuk menampilkan data aslinya adalah dengan cara klik "Preview Results"

Gambar-15  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

16. Hasilnya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini

Gambar 16  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

 

17. Untuk menampilkan data selanjutnya klik pada tanda panah seperti di bawah ini 

Gambar-17  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

18. Untuk menerapkan data yang lain "Nama" dan "Address_Line_1" lakukan cara yang sama seperti langkah nomer 13-16. Hasilnya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar-18  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

Gambar-19  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

Untuk selanjutnya ketika anda ingin membuka kembali dokumen anda dan ingin mengubah dokumen anda maka akan keluar dialog box seperti gambar di bawah ini maka klik saja "Yes" 

Gambar-20  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

Jika tidak sengaja memilih "No" maka untuk memanggil data anda kembali lakukan cara seperti di bawah ini: 

1. Dari toolbar "Mailings" klik menubar "Select Recipients"

Gambar-21  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

2. Kemudian klik "Use Existing List"

Gambar-22  Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian-1)

3. Kemudian klik data anda yang memiliki extensi " .mdb" lalu buka.

Selain cara di atas kamu juga bisa menggunakan cara lain yaitu dengan menggunakan daftar masukan atau Address List dari sumber lain, kali ini sumber yang saya gunakan yaitu Ms. Excel. Kelebihan dengan menggunakan sumber data dari excel adalah anda akan lebih mudah memodifikasi, menambahkan, atau mengedit data masukan karena dengan menggunakan aplikasi excel anda lebih leluasa menambahkan atau mengedit data maupun kolom. Berikut ini saya akan tunjukkan langkah demi langkah untuk membuat surat massal dengan sumber data dari Ms. Excel :

1. Buat address list dengan menggunakan Excel

Gambar-1 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

2. Dengan dokumen excel tetap terbuka lalu buat Dokumen/surat dengan MS. Word.

Gambar-2 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

3. Lalu klik toolbar "Mailings"

Gambar-3 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

4. Langkah selanjutnya masih di toolbar "Mailings" klik menubar "Select Recipients"

Gambar-4 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

5. Kemudian klik "Use an Existing List"

Gambar-5 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

6. Kemudian pilih file address list yang telah anda buat sebelumnya dengan excel, lalu buka. Kemudian akan muncul kotak seperti gambar di bawah ini lalu pilih Sheet Excel data yang telah anda buat tadi dan klik "OK".

Gambar-6 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

  
7. Untuk menerapkan pada dokumen/surat, daftar alamat yang anda buat melalui excel akan kita letakkan pada daerah titik-titik pada dokumen yang telah anda buat sebelumnya

Gambar-7 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

 

8. Lalu untuk menerapkan pada dokumen, letakkan kursor pada daerah yang anda inginkan, seperti pada gambar di bawah ini pada daerah titik-titik yang saya lingkari akan saya masukkan daftar dari "NO.", "NAME" & "ADDRESS"

Gambar-8 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

Gambar-9 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

9. Klik menubar "Insert Merge Field"

Gambar-10 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

10. Lalu klik "NO" / "NAME" / "ADDRESS"

Gambar-11 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

11. Penerapannya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar-12 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

12. Hasilnya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar-13 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

 Untuk selanjutnya ketika anda ingin membuka kembali dokumen anda dan ingin mengubah dokumen anda maka akan keluar dialog box seperti gambar di bawah ini maka klik saja "Yes"

Gambar-14 Surat Massal Dengan Ms. Office Word (Bagian 2)

Jika tidak sengaja memilih "No" maka untuk memanggil data anda kembali lakukan seperti langkah nomer 4-12.   

Demikianlah sekilas tentang cara mudah membuat surat massal. Semoga sedikit ilmu ini bisa bermanfaat bagi para pembaca. Terima kasih.

------------------- Selamat Mencoba & Semoga Berhasil. -------------------
Terima Kasih

7. Kumpulan Kode Tersembunyi Dalam Microsoft Office Word.

---

6. Trik Mengatur Lembar Kerja Microsoft Office Word Dengan Mudah.

---

5. Mengaktifkan Ribbon Developer Microsoft Office 2016.

---

4. Cara Menyisipkan Gambar Pada Lembar Kerja Microsoft Office Word.

---

3. Bekerja Dengan Microsoft Office Excel Dari Halaman Microsoft Office Word.

---

2. Membuat Rumus Matematika Dengan Microsoft Office Word.

---

1. Cara Mudah Membuat Surat Massal Dengan Microsoft Office Word.

---